Przed podpisaniem umowy z nowym kontrahentem należy ustalić, czy nie złożył wniosku o upadłość, kto jest uprawniony do reprezentowania go oraz czy nie ma długów względem innych firm.
Takie prześwietlenie pozwoli odrzucić ofertę mało wiarygodnego przedsiębiorcy, który boryka się z problemami finansowymi lub ma historię dłużnika. Informacje takie można pozyskać z płatnych baz, ale także z bezpłatnych, ogólnodostępnych rejestrów.
Tak jak w życiu codziennym warto dowiedzieć się czegoś o nowopoznanej osobie, tak również w działaniach biznesowych przedsiębiorcy powinni wykazać się podobną przezornością, zanim zrealizują zamówienie – dostarczą towar lub usługę – na rzecz firmy, z którą do tej pory nie współpracowali.
Do uzyskania podstawowych informacji o kontrahencie wystarczy zapoznanie się z danymi w bezpłatnych rejestrach. Aby uzyskać informacje o zadłużeniu należy z kolei pobrać raport od jednej z firm, które prowadzą rejestry dłużników.
Należy wiedzieć, czy nowy kontrahent w swojej dotychczasowej historii działalności płacił terminowo, czy też odmawiał zapłaty i poprzedni partnerzy biznesowi musieli egzekwować należności u komornika.
To bardzo ważne, bo jednym z czynników, który odpowiada za przetrwanie firmy, jest jej wypłacalność. Dobre produkty i właściwa obsługa klienta są bardzo ważne, ale jeśli firma utraci płynność finansową, bardzo szybko może wpaść w poważne kłopoty, a w ich konsekwencji nawet zniknąć z rynku.
Weryfikacja potencjalnego kontrahenta pozwala uniknąć zawarcia umowy z mało wiarygodnym partnerem, firmą fikcyjną lub poważnie zadłużoną.
Nie należy ufać wyłącznie informacjom, jakie kontrahent podaje na swojej stronie internetowej lub w materiałach promocyjnych. Przed zawarciem pierwszej umowy warto zapoznać się z danymi o tej firmie, które zawarte są w bezpłatnych, ogólnodostępnych rejestrach internetowych.
Można w ten sposób ustalić, czy dany podmiot został zarejestrowany, a więc czy prowadzi legalną działalność, czy dane wskazane do umowy zgadzają się z danymi podanymi do rejestru, jakie są zasady reprezentacji – by mieć pewność, że umowę chcą podpisać upoważnione do tego osoby.
Źródłem tych wszystkich informacji są serwisy agregujące informacje z CEiDG lub KRS. Do CEiDG wpisani są przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółki cywilnej, a do KRS wpisuje się spółki osobowe i kapitałowe.
Kontrahentów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub będących wspólnikami spółki cywilnej można sprawdzić w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Aby uzyskać informacje o firmie, należy wpisać imię i nazwisko przedsiębiorcy albo numer NIP lub REGON.
CEIDG to źródło wiedzy o tym, jak długo firma działa na rynku (zawarta jest data rejestracji oraz ewentualnego zawieszenia działalności i wznowienia jej), gdzie jest zarejestrowana i czy nie znajduje się w postępowaniu naprawczym.
Pozostałe informacje, jakie można pozyskać bezpłatnie z CEiDG, obejmują:
Informacje o spółce cywilnej można znaleźć na dwa sposoby. Po pierwsze, w wyszukiwarce CEiDG można uzupełnić rubrykę „NIP spółki cywilnej". Wyszukiwanie przyniesie rezultaty, o ile wspólnicy mają aktualne wpisy, które uwzględniają tę spółkę.
Jeżeli wyszukiwanie w ten sposób nie okaże się skuteczne, należy podjąć je w rejestrze REGON (więcej piszemy o nim niżej).
Do Krajowego Rejestru Sądowego wpisywane są wszystkie spółki – jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna – oraz spółki kapitałowe – z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjna.
W jaki sposób korzystać z wyszukiwarki Krajowego Rejestru Sądowego [link: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df]? Kontrahentów można wyszukiwać po numerze NIP, REGON, KRS, nazwie, miejscowości – po uprzednim zaznaczeniu okienka „Przedsiębiorcy”.
Jakie informacje będą szczególnie przydatne w procesie weryfikacji potencjalnego kontrahenta?
Rejestr REGON to ogólnopolska baza firm prowadzona przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, której pełna nazwa brzmi Krajowy Rejestr Urzędowych Podmiotów Gospodarki Narodowej.
Powszechnie przez REGON rozumie się także numer identyfikacyjny, który jest przyznawany przedsiębiorcom niezależnie od ich formy organizacyjnej (także prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą).
W rejestrze REGON [link: https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/appBIR/index.aspx] znaleźć można informacje na temat podmiotów, którym przyznano taki numer identyfikacyjny. Z bazy prowadzonej przez GUS można dowiedzieć się, jaka jest pełna nazwa kontrahenta, jaki ma numer NIP, pod jakim adresem działa, jaka jest forma działalności firmy.
W wynikach zawarte są także informacje o zawieszeniu bądź zakończeniu działalności. W REGON można ponadto znaleźć informacje na temat spółek cywilnych (w CEiDG są tylko dane wspólników).
Warto jednak pamiętać, że powyższe dane z rejestru REGON nie są wiążące. Baza funkcjonuje głównie dla celów statystycznych i informacje nie są na bieżąco aktualizowane. W pierwszej kolejności należy zapoznać się z informacjami zawartymi w CEiDG i KRS, a dane z bazy REGON traktować należy wyłącznie pomocniczo.
Biała lista podatników VAT to skrót, którego używa się w odniesieniu do Wykazu podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT lub Wykazu podatników VAT. Wykaz ten prowadzony jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Wykaz udostępniony został publicznie we wrześniu 2019 roku, a jego zadaniem jest dostarczanie przedsiębiorcom informacji o kontrahentach.
Biała lista pozwala:
Biała lista zastąpiła funkcjonujące wcześniej listy podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.
W wykazie znajdują się dane obejmujące:
W Polsce funkcjonuje kilka biur informacji o długach prowadzonych przez prywatne podmioty. Korzystanie z ich usług jest odpłatne, a cena zależy od zakresu usług.
Najwięcej przedsiębiorców korzysta z usług Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor), które prowadzi Rejestr Dłużników BIG.
Aby dowiedzieć się, czy firma, która chciałaby nawiązać współpracę, nie boryka się z problemami finansowymi, wystarczy pobrać w Biurze Raport o Firmie. Zawiera on informacje, czy dane przedsiębiorstwo figuruje w Rejestrze Dłużników, na jaką kwotę zalega oraz przez kogo zostało dopisane.
Aby niesolidny płatnik trafił do Rejestru Dłużników, spełnionych musi zostać kilka warunków:
Inne popularne rejestry dłużników to Krajowy Rejestr Długów, Biuro Informacji Gospodarczej S.A., Rejestr Dłużników ERIF, KBIG – Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej.
W tym miejscu można też wspomnieć o Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych, który powadzony jest przez Krajowy Rejestr Sądowy. Dłużnicy wpisywani są z urzędu, na podstawie orzeczenia sądu.
Kontrahenta odszukuje się po numerze RDN, czyli numerze, pod którym dłużnik został wpisany do rejestru. Jeśli firma go nie zna, musi złożyć wniosek do Centralnej Informacji KRS, która wydaje na piśmie informację, czy dany podmiot znajduje się w RDN i pod jakim numerem lub numerami go zarejestrowano.
Za wniosek o wydanie zaświadczenia, że dany podmiot jest (lub nie jest) wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych zapłacisz 15 zł. Jeśli faktura wystawiona przedsiębiorcy ma później zostać przekazana firmie faktoringowej, to może ona samodzielnie złożyć niosek o takie zaświadczenie.
Konto na Flexidea jest darmowe. Zapłacisz tylko prowizje za sfinanowaną fakturę!